Gérer un projet interne c’est souvent charger ses équipes de mettre à profit différents outils tels qu’un tableur pour le planning, un canal Slack pour les points, un Trello ou un Notion pour les tâches, ou un Google Doc pour les notes. Une dispersion entre divers outils qui conduit régulièrement à des duplications, des pertes d’historique, à la dépendance à d’autres membres de l’équipe en possession d’informations exclusives et parfois même à des frictions dans l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Les choses avancent et les projets sont généralement efficaces, mais au prix d’un bruit organisationnel perpétuel. HubSpot est une réponse pertinente à ces considérations, voici pourquoi !
Pourquoi HubSpot peut servir à des projets internes
Le premier constat lors des premières utilisations de HubSpot c’est qu’il détient tous les ingrédients d’un bon outil de pilotage interne :
- Une base de données structurée ;
- Des pipelines ;
- Des vues filtrables ;
- Des droits d’accès ;
- Un historique horodaté ;
- Des commentaires ;
- Une recherche universelle ;
- Une documentation des dossiers mise à jour en temps réel.
La solution CRM commerciale de HubSpot est bien connue et reconnue, mais peu sont les entreprises qui capturent la valeur latente qui est disponible pour mener des projets internes (RH, juridique, finance, IT, achats, onboarding, amélioration continue, renforcement de process, etc.). En exploitant le plein potentiel de HubSpot, il est possible de réduire le nombre d’outils à maîtriser, d’accélérer la vitesse de synchronisation et de produire un historique unique, exploitable dans le temps. Grâce à leur utilisation, 84 % des clients HubSpot rapportent une augmentation du chiffre d’affaires de leur entreprise.
Les apports concrets de HubSpot au développement de projets internes
Il est possible d’identifier aisément cinq bénéfices tangibles, observables après seulement quelques semaines d’utilisation interne de HubSpot :
- Unicité de la source d’information : il n’y a plus de recours à des copies concurrentes ;
- Traçabilité forte : chaque commentaire est daté, attribué et archivé ;
- Orchestration : les pipelines servent de structure et indiquent les passages d’étapes d’un projet comme le ferait un flux industriel ;
- Prévisibilité : le travail peut être lissé et régulé sur la base des dates, des priorités ou de la charge en cours ou à venir ;
- Capitalisation : l’historique demeure, l’entreprise et son fonctionnement sont donc moins dépendants des individus.
En pratique, HubSpot révolutionne d’abord et avant tout le comportement des équipes. Lors des réunions, il n’est plus question d’évoquer les projets en cours, mais bien d’appliquer une procédure de mise à jour solide, constante et lisible par tous.
Comment structurer un pipeline interne dans HubSpot
Produire un pipeline projet dans HubSpot exige moins d’une heure et ne requiert aucun développement. La structure minimale est de type « Kaban d’étapes » :
- Définir un pipeline dédié : par exemple « Projets internes prioritaires Q4 » ;
- Déterminer des étapes de progression : par exemple « idée », « définition », « en exécution », « en recette », « fini », … ;
- Créer les propriétés custom utiles : urgence, sponsor, dépendances, budget, due-date ferme, … ;
- Créer des vues sauvegardées pour chaque rôle : management, contributeurs, finance, etc. ;
- Tester la boucle d’usage hebdomadaire : qui se charge de quelles mises à jour, à quelles dates et à quel endroit de HubSpot.
L’effet réside pleinement dans la discipline, elle-même induite par la structure du pipeline, qui dicte les règles et les attentes communes.
Collaboration dans HubSpot : rendre équivoque l’ambigu
La collaboration dans HubSpot est rendue efficace et fluide grâce à trois leviers déterminants, qui doivent être utilisés systématiquement :
- L’objet : chaque projet ou sous-projet est matérialisé par une « fiche » dédiée, accessible par tous, qui s’impose comme une référence unique ;
- Le commentaire : chaque décision ou chaque interaction (note, précision …) est consignée directement sur la fiche, en identifiant la date et l’auteur ;
- La propriété : certains attributs (priorité, date limite, statut sponsor …) sont notifiés via des champs normés et donc exploitables dans les vues et les filtres.
Dès lors, les échanges autour d’un projet sont transformés, il n’est plus question de suppositions ou d’intuitions, mais bien de l’état réel du projet. Il est donc possible de discuter des points qui dévient et de raisonner autour de l’état concret de la situation. Il ne s’agit pas de reconstruire la réalité, mais bien d’agir selon une réalité constatée et établie.
HubSpot : levier organisationnel
La plateforme est un atout majeur, notamment au moment de périodes qui suscite parfois de fortes frictions :
- Passage de relais entre équipe : par exemple lors transmission d’un dossier du RH vers le manager pour finir entre les mains du responsable d’infrastructure, HubSpot constitue alors une interface commune précieuse ;
- Arrivées / départs de collaborateurs ;
- Projets longs : recette, lots, arbitrages ;
- Souplesse adaptative : les audits sur les décisions internes sont réalisables aisément et uniformément ;
- Portefeuille multi-projet : priorisation inter-équipes.
Lors de ces situations charnières, HubSpot n’est pas un outil de marketing, mais une vraie valeur ajoutée opérationnelle, flexible, résiliente et centralisante.
Exemple guidé : piloter un chantier interne dans HubSpot
Voici une excellente illustration du pilotage d’un chantier. Prenons pour exemple un projet de « Refonte du processus d’achat informatique » construit avec HubSpot :
- Créer un objet (fiche) : projet dans le pipeline interne ;
- Indiquer les caractéristiques bornant le projet : date limite, sponsor, dépendances … ;
- Etablir la liste des risques en commentaire et notifier les interlocuteurs ;
- Lier les décisions : en commentant tout au long de l’avancement ;
- Déplacer l’étape du pipeline lorsqu’un jalon est validé ;
- Contrôler la vue selon les priorités hebdomadaires pour ré-arbitrer ;
- Fermer le projet : résumer les éléments.
C’est un protocole standard mais adaptable, qui dès sa mise en place améliore le fonctionnement interne de façon mesurable, tout en restant duplicable à souhait. HubSpot propose la création de compte gratuit afin de pouvoir tester ces fonctionnalités sans risque.
Economies d’outils et de temps : la face cachée de HubSpot
Dans la pratique, la mise en place de HubSpot pour les projets internes solde plusieurs problématiques :
- Le recours à une licence pour un outil de pilotage (type Trello, Asana ou Notion par exemple) ;
- Le stockage de documents « ne marge », avec HubSpot tout est intégré et centralisé ;
- Une partie du temps perdu à refaire le point sur l’état du projet au cours des phases d’échanges entre équipes.
Auprès d’équipes de 20 à 80 personnes, HubSpot a un impact déjà notable. La centralisation de la préparation d’état des lieux sur la plateforme en amont des réunion réduit de 20 à 40% le temps de synchronisation nécessaire, tout en offrant une vraie plus-value sur la qualité de décision, en ne raisonnant que sur des faits mesurables.
Le réflexe work-as-data induit par HubSpot
Une des forces majeures de HubSpot c’est la transformation d’un travail décrit au cours de conversation en travail écrit de façon structurée dans un tableau de suivi et de planification commun. L’outil intervient alors comme un acteur d’observabilité opérationnelle, rendant les missions internes analysables, filtrables et l’arbitrage issu de preuves et non de croyances.
C’est une bascule strictement équivalente à celle qui transforme la vente du pipeline line qu’on a en tête, en un pipeline observable dans HubSpot. Le travail interne dépend du même mécanisme et en tire finalement des bénéfices comparables.
Conditions de réussite d’un usage projet de HubSpot
Ce qui fait de HubSpot un succès dans la gestion de projets interne tient en trois conditions, toutes comportementales :
- Rituels : définir quand et comment les mises à jour des projets sont exécutées ;
- Seuil minimal de signal : déterminer les propriétés « obligatoires » ;
- Salle d’attente zéro : un projet qui n’est pas à jour ne passe pas en réunion ou en comité.
En ne conformant pas à ces conditions, HubSpot est alors un outil informel et moins efficient. En revanche, avec la discipline nécessaire, c’est un accélérateur d’exécution puissant.
Angle d’adoption progressif de HubSpot en interne
L’adoption ne saurait être brutale, il est nécessaire que HubSpot s’intègre progressivement et intelligemment au fonctionnement des équipes :
- Choisir un seul périmètre pilote (par exemple : on boarding IT ou projets RH transverses) ;
- Définition et configuration du pipeline pilote : propriétés, étapes, vues …
- Ritualiser l’analyse et l’avancée : revue hebdomadaire sur HubSpot par exemple ;
- Vérifier le bénéfice : moins de temps de synchronisation, moins de doublons ou d’erreurs ;
- Étendre à un second projet avec la même structure et le même déroulé.
Pourquoi HubSpot est structurellement adapté à cet usage et quelles en sont les limites ?
HubSpot n’est pas une sorte de mur de notes, mais bien un système à objets. Ces derniers sont durables, filtrables, connectables, annotables, automatisables et in fine mesurables. La logique que suit un projet interne est similaire : une unité stable + des états + des décisions + des temporalités. Dès lors, il s’agit d’exploiter ce que HubSpot sait faire nativement en le coordonnant aux nécessités d’un projet interne.
Attention, si HubSpot est en capacité de couvrir une très large majorité des besoins de ressources pour le développement et la gestion de projets internes (avec un coût très limité) ; il n’est cependant pas créé et configuré pour la gestion de projets internes spécifiquement. Ainsi lorsque le travail interne est largement dépendant de l’ordonnancement temps-ressources (industrie lourde, R&D hard science par exemple), il est nécessaire de compléter l’action de HubSpot avec des outils spécialisés.
Conclusion
HubSpot est largement reconnu pour ses fonctions visibles (marketing/vente) et souvent financé pour ces missions. Mais exploiter la solution pour le travail interne, c’est une excellente opportunité d’augmenter le retour sur investissement du logiciel, sans achat complémentaire.
Il n’est pas question d’outil supplémentaire, mais de densité d’information structurée au même endroit. Le temps est ainsi optimisé, moins de réunions, moins de frictions, moins d’incertitudes et plus de décisions claires et objectives.
