Un workflow est un outil de gestion de projet, il a pour but d’augmenter la productivité de vos équipes en déterminant les étapes, ressources, calendrier et rôle dans un projet ; mais aussi de simplifier le quotidien de toute l’entreprise.
Le workflow doit pouvoir être associé au cycle de vie d’un projet, ou d’un individu ; offrant la capacité de suivre les états d’avancement à chaque instant, de les faire évoluer selon vos besoins et de garantir un accès sécurisé, rapide et clair pour tous les acteurs d’un projet.
Il existe aujourd’hui de nombreux outils offrant ces fonctionnalités, il est important de ne pas se tromper dans son choix, un bon outil vous permettra un gain de temps et une fluidité de travail inégalable.
Déterminer les attentes de l’entreprise
Pour gagner en efficacité, il est indispensable de bien choisir son workflow. Il doit pouvoir s’ancrer facilement dans votre fonctionnement afin que les équipes puissent se l’approprier et le nourrir sans difficulté ou réticence.
Vous devez donc pleinement cerner vos attentes en tant qu’entreprise. Pour cela aidez-vous de modèles et d’exemples de workflows, vous pourrez ainsi vous projeter avec aisance et affiner vos envies.
Ne renoncez-pas à l’esprit de votre entreprise pour un logiciel, choisissez un outil qui s’adaptera à vous !
Regardez l’ensemble des paramètres cruciaux : fonctionnalités, facilité d’utilisation, sécurisation de la solution, connectivité, intégration, adaptabilité et possibilité de personnalisation par exemple.
Comprendre les besoins et le fonctionnement de votre équipe
Votre équipe est le fondement de la réussite de votre entreprise, opter pour un outil sans tenir compte de ses besoins, de ses attentes et son fonctionnement serait sans doute contre-productif.
Prenez le temps de réfléchir à ce qui important pour vos collaborateurs, d’échanger au sujet de leurs attentes, ou de ce qui pourrait optimiser leurs tâches et mettez ces éléments en confrontation avec les solutions qui vous ont vos faveurs.
Votre workflow de cycle de vie doit s’imposer de lui-même auprès de vos équipes pour être pleinement exploité et développer le potentiel de production de chacun de ses membres. Vous devez pouvoir agir pour répondre à leurs exigences et à leurs nécessités, c’est la clé pour gérer à la perfection vos projets.
La plus-value du workflow en entreprise
L’ensemble des témoignages sont unanimes, l’utilisation du workflow en entreprise peut changer la donne et largement booster vos résultats !
Grâce à votre workflow de cycle de vie vous pourrez gagner un temps considérable sur les processus d’ordonnancement, de répartition des rôles et de validation des différentes étapes de votre projet par exemple. L’ensemble des éléments seront centralisés sur un outil, accessible pour tous, paramétrable à souhait, avec un suivi permanent des acteurs du projet et de leur avancement.
Sans aucun effort vous pourrez :
- Optimiser la communication : suivi de l’avancement du projet, le rôle de chacun de ses acteurs
- Améliorer la productivité : réduction des tâches superflue et rationalisation des opérations
- Profiter d’une transparence totale : visibilité totale sur les processus de validation, sourcing de chaque opérateur action
- Réduire les erreurs : automatisation des tâches répétitives, contrôle renforcé et vérification de la conformité des actions avec la politique légale et/ou de l’entreprise
- Réguler la flexibilité et l’évolutivité : adaptation totale aux différents besoins de l’utilisateur, de l’entreprise et du projet en temps réel
N’hésitez pas à aller plus loin dans vos recherches sur les workflows et notamment sur les avantages du workflow en entreprise, les solutions sont nombreuses et riches, prenez-le temps d’étudier l’ensemble de vos besoins, de vos attentes et sautez le pas avec l’outil sur mesure pour votre entreprise et vos équipes !
