Impacter positivement les gens n’est pas toujours facile, surtout par le canal d’un e-mail. Pour laisser une bonne impression à vos partenaires ou collaborateurs, vous devez alors soigner votre signature e-mail. Ce sceau ajoute un caractère plus professionnel aux courriels échangés, et vous permet de vous démarquer efficacement. Il est donc indispensable de prendre le temps nécessaire pour bien le concevoir, et connaitre les bonnes pratiques en la matière. Comment créer une signature e-mail mémorable ?
Inclure votre nom complet et des informations pertinentes
Le but d’une signature à la fin d’un mail consiste à faciliter l’identification de son expéditeur, et le poste qu’il occupe. Il est donc évident que votre nom complet doit figurer dans le format que vous aurez choisi. Veillez à ce qu’il soit parfaitement lisible, même si le message électronique est envoyé au nom d’une compagnie. Indiquez également à travers votre signature mail, le poste que vous occupez dans l’organisation.
Cela permettra au destinataire de savoir à quel département vous êtes rattaché, et les responsabilités que vous êtes en mesure d’assumer. La signature e-mail devra en plus inclure des coordonnées pour vous joindre facilement. Quelles que soient les interrogations ou demandes que pourrait susciter votre e-mail, le destinataire pourra vous contacter ultérieurement. De quelles coordonnées s’agit-il concrètement ? Ce sont principalement :
- Votre numéro de téléphone professionnel ou privé ;
- Le numéro et l’adresse postale de votre compagnie.
Ajouter des liens utiles
Une signature e-mail professionnelle doit également inclure des liens utiles aux destinataires de vos e-mails. En fonction de votre secteur d’activité ou profil, ils peuvent rediriger vers :
- Vos pages sur les réseaux sociaux ;
- Votre site internet ;
- Votre page de contact d’entreprise ;
- Etc.
Il est également possible de prendre connaissance de ces astuces, dans le but de réussir la conception de votre signature e-mail. Gardez en tête que le but est de faciliter le processus utilisé par vos destinataires pour vous répondre. Indépendamment des liens inclus dans votre signature e-mail, accordez une place prioritaire à celui qui conduit vers votre site web d’entreprise.
Mentionner vos pronoms
Dans la plupart des cas, les divers échanges qui s’effectuent par le canal des e-mails sont indirects. Vous n’êtes pas toujours en mesure d’identifier clairement votre interlocuteur. Par conséquent, assurez-vous de fournir une présentation lorsque vous contactez une nouvelle personne. Il sera ainsi plus facile au destinataire de savoir comment vous nommer, dans le cas où vous devriez être recontacté.
Faire apparaître des mentions légales
Selon le secteur d’activité de votre organisation, il est important que votre signature e-mail contienne quelques mentions légales. Vous pourriez par exemple avoir l’obligation de mettre en avant :
- L’identité de votre entreprise ;
- Son numéro d’identification ;
- Son lieu d’immatriculation.
De plus, vos e-mails doivent contenir une option qui permet aux destinataires d’une newsletter de se désabonner au besoin. Pensez également à inclure des clauses de non-responsabilité relatives à divers aspects. Le but est de dispenser votre compagnie du maximum de responsabilités pendant le déploiement de vos campagnes d’e-mailing.
Bien entendu, vous pourriez ajouter d’autres détails que vous trouvez pertinents à la signature de vos e-mails. Un call-to-action pourrait par exemple être nécessaire, mais assurez-vous que sa présence soit la plus subtile possible. Faites des recherches complémentaires, dans le but d’identifier d’autres éléments importants à inclure dans votre signature e-mail.
