À la fin des années 1980, un étudiant italien formalise une méthode de gestion du temps : la technique Pomodoro. Cette méthode, très simple, se base sur le fractionnement et l’itération des périodes de travail. Il constate qu’elle améliore la productivité non seulement sur le plan individuel, mais également sur le plan collectif lors de projets en équipe.

Pourquoi est-il important de suivre son temps de travail ?

D’une part, la législation sur le temps de travail est un domaine complexe, qui évolue sans cesse et dont le respect de la conformité réclame un suivi précis de la part des entreprises. D’autre part, l’augmentation récente du télétravail a rendu nécessaire la mise en place de nouveaux outils.

Être en conformité avec la loi

35 heures, mise en place des RTT, gestion du compte épargne-temps ou du droit à la formation : tout cela concourt à la mise en place d’un contrôle du temps de travail effectif en milieu professionnel. On peut pour cela utiliser un support papier, ou remplir ses feuilles de temps sur Excel.

Optimiser le temps passé sur chaque tâche

L’utilisation de données informatiques sur les temps de travail est également une source d’information précieuse. En effet, la mesure du temps consacré à une activité ou une tache est la condition essentielle à la mesure de sa profitabilité et, par conséquent, à son amélioration via une méthode ou une technique particulière.

Mieux comprendre la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est l’une des plus connues en matière d’optimisation et de gestion du temps. Elle est simple à mettre en œuvre et permet d’améliorer sa productivité.

Qu’est-ce que la technique Pomodoro ?

Cette technique repose sur le fractionnement d’un objectif principal en plusieurs sous-objectifs simples à atteindre dans un temps limité. Chaque sous-objectif doit, par exemple, être réalisé en 30 ou 60 minutes. La journée est ainsi plus productive si elle se décompose en un certain nombre d’activités à accomplir entrecoupées de pauses également strictement limitées dans le temps. La synchronisation des pauses, lors d’un travail en équipe, permet également de faciliter les échanges constructifs pour la réalisation d’un projet collectif.

Quels en sont les bénéfices ?

Sur un plan individuel, il y a trois bénéfices essentiels à en tirer :

  • le fractionnement en sous-tâches réalisables permet de focaliser son attention sur des objectifs simples à atteindre et d’éviter ainsi l’hésitation face à un projet qui, en bloc, peut apparaître comme trop impressionnant ;
  • les pauses restreintes, mais imposées, diminuent la fatigue mentale et favorisent la concentration ;
  • l’aspect itératif, enfin, évite les errements intellectuels et apporte une gratification concrète pour chaque itération réussie.

Sur un plan collectif, la gestion du temps et des activités gagne à être confiée à un membre particulier de l’équipe. Ce gestionnaire organise alors les points de rencontre entre les différents autres membres pour favoriser la créativité, contrôler la fluidité des interdépendances et donner des preuves tangibles à la progression du projet.

Comment utiliser la méthode Pomodoro au bureau ?

Cette technique s’adapte très bien à un contexte professionnel. Quatre grandes étapes sont à considérer.

Préparer sa session de travail

La décomposition en sous-tâches atteignables étant primordiale, la session se concentrera d’abord sur une activité de planification. Il faut garder à l’esprit que chaque sous-tâche doit avoir une durée limitée et définie (25 ou 50 minutes). Il est donc impératif de s’assurer que chaque sous-tâche est bien calibrée pour être réalisée dans ce laps de temps.

S’isoler des sources de distraction

Pour être productif, il faut être concentré sur son activité. Il faut donc se mettre dans les meilleures conditions pour éviter les interruptions :

  • choisir un endroit calme et à bonne température ;
  • couper les notifications et décliner les appels non-urgents de son téléphone ;
  • empêcher les interactions non souhaitées avec d’autres personnes.

Régler son minuteur et se mettre au travail

Pour s’assurer que la durée définie pour une sous-tâche est bien respectée, il faut privilégier tout moyen utile à la mesure du temps : minuteur de cuisine, comme l’inventeur de la technique Pomodoro, ou chronomètre de votre smartphone.

Faire des pauses régulièrement

En fonction de la durée de la sous-tâche, une durée de pause limitée sera définie (5 ou 10 minutes). Pour joindre l’utile à l’agréable, ce temps de pause sera consacré à s’alimenter ou s’hydrater, la discussion avec un collègue, ou tout autre moyen de détente.